Posten im Büro – Social Intranet steigert Gemeinschaftsgefühl

Social Media erobert zunehmend die Interne Kommunikation – das Intranet entwickelt sich von einer reinen top-down Informationsplattform zum interaktiven Social Intranet. Neue Formate wie Blogs, Foren und Kommentare sind keine Seltenheit mehr. Das Social Intranet soll ein Gemeinschaftsgefühl schaffen und so übergeordnete Ziele wie Vernetzung, Informationsaustausch und Mitarbeiterbindung erreichen.

Wie das funktionieren kann untersuchte Nur Uysal von der Marquette University in den USA. Dazu befragte er Mitarbeiter der Firma Southwest Airlines zu deren Intranet „SWALife“.

Zusammenarbeit und Struktur als Grundlage

Die Ergebnisse zeigen: Im Social Intranet sollte große Freiheit herrschen. Mitarbeiter müssen Normen und Regeln gemeinsam entwickeln. Das Management kann diese nicht einfach vorgeben.

Für Kommunikatoren und Top-Management bedeutet dies, nicht alle Inhalte selbst zu produzieren, sondern einen Raum für gegenseitigen Austausch zu schaffen. Mitarbeiter, Kommunikatoren und Management müssen zusammenarbeiten. Keiner darf Angst haben, etwas Falsches zu schreiben. Nur so kann die Partizipation erhöht werden.

Der Hauptnutzen des Intranets liegt für Mitarbeiter in der Informationsbeschaffung. Daher ist eine gute Struktur wichtig, um Informationen schnell und übersichtlich teilen zu können.

Wie kann eine Gemeinschaft im Social Intranet entstehen?

Social IntranetDamit eine Gemeinschaft entstehen kann, ist vor allem das psychologische Konstrukt Sense of Community wichtig. Es beschreibt, wie Individuen eine Gemeinschaft wahrnehmen, was sie erwarten und welche Beziehung sie zu dieser haben. Sense of Community führt zu Zufriedenheit mit der Gemeinschaft und stärkt die Bindung an diese. Bei virtuellen Gruppen spricht man von Sense of Virtual Community (SOVC).

Vier Elemente liegen dem zugrunde: Am wichtigsten sind dabei die Erfüllung der Bedürfnisse der Mitarbeiter und das Entwickeln gemeinsamer Werte. Mitgliedschaft beschreibt das Gefühl, Teil der Gruppe zu sein. Einfluss meint sowohl den Einfluss eines Individuums innerhalb der Gruppe, als auch die Beeinflussung der Individuen durch die Gemeinschaft.

Hilfsbereitschaft und Normen haben einen Einfluss auf den SOVC

Für Mitarbeiter ist die Informationsbeschaffung ein zentrales Bedürfnis. Informationen werden im Social Intranet vor allem von anderen Mitarbeitern bereitgestellt.

Sowohl das Betrachten hilfreicher Posts von Dritten als auch das eigene Teilen von Informationen trägt zur Erfüllung der Bedürfnisse von Mitarbeitern bei und steigert damit den SOVC. Selbst wenn nur wenige Mitarbeiter in Posts oder Kommentaren Hilfe leisten, wird die gesamte Gemeinschaft als sehr hilfsbereit eingeschätzt.

Gemeinsame Werte und Normen innerhalb der Gemeinschaft stärken ebenfalls den SOVC. Sie können jedoch auch negative Auswirkungen haben, wenn sie zu stark einschränken und von oben vorgegeben werden. So wurde im befragten Unternehmen etwa die vorgegebene goldene Regel, jeden so zu behandeln, wie man selbst behandelt werden möchte, sehr ernst genommen. Im Intranet wurde daher nur Positives geschrieben, was konstruktive Diskussionen so gut wie unmöglich machte.

Die Angst schlecht dazustehen

Für Mitarbeiter ist es sehr wichtig, sich im Social Intranet positiv darzustellen. Das Aufbauen einer stimmigen und attraktiven Identität spielt dabei eine große Rolle und stärkt das Element Mitgliedschaft.

Viele Mitarbeiter posten nicht, aus Angst etwas Dummes oder Falsches zu schreiben. Hier liegt eine große Gefahr für eine funktionierende Intranet-Gemeinschaft, denn nur wenn die Mitarbeiter sich beteiligen, kann der Nutzen voll ausgeschöpft werden. Die Mitglieder müssen sich ihres Einflusses für das Funktionieren der Gemeinschaft bewusst sein. Auf diese Weise können Hemmschwellen abgebaut werden.

Kommunikatoren müssen die genannten Herausforderungen berücksichtigen, gute Rahmenbedingungen schaffen und die Mitarbeiter zur Content-Produktion anregen. Dann kann ein Social Intranet einen Mehrwert für Mitarbeiter und Unternehmen schaffen.

15-06-03_Merke

Ein Social Intranet soll

  • helfen Bedürfnisse zu erfüllen (z.B. Unterstützung, Informationsaustausch),
  • gemeinsame Normen zugrunde liegen haben,
  • Diskussionen und unterschiedliche Ansichten fördern und
  • dadurch das Gemeinschaftsgefühl steigern
Methode-Button
  • Befragung von 112 Mitarbeitern der Firma Southwest Airlines zu deren Intranet „SWALife“
  • 1. Teil: Geschlossene Fragen (quantitativ) zu SOVC, Unterstützung und Normen
  • 2. Teil: Offene Fragen (qualitativ) zu den vier Grundelementen von SOVC – Mitgliedschaft, Einfluss, Bedürfniserfüllung und gemeinsame Werte
  • Schwäche: Nur ein Unternehmen bzw. eine Art des Intranets betrachtet

📖 Weiterlesen: Uysal, N. (2016). Social Collaboration in Intranets: The Impact of Social Exchange and Group Norms on Internal Communication. International Journal of Business Communication, 53(2), 181–199.